Gestione documentale digitale con Atlante, MySphere ed Echo7
Nel contesto aziendale, la gestione documentale richiede velocità, precisione e automazione. Con Atlante, il processo di import di documenti come DDT, ordini e rapportini diventa semplice, flessibile e completamente digitalizzato.
L’acquisizione dei documenti può avvenire tramite tre modalità operative, pensate per adattarsi a ogni contesto lavorativo:
- da ufficio tramite Atlante: caricando documenti cartacei digitalizzati attraverso scanner
- da ufficio tramite email: importando automaticamente i documenti ricevuti via posta elettronica
- da cantiere o in mobilità: utilizzando l’app MySphere, che consente di scattare una foto del documento o allegare un PDF direttamente dal campo.
In tutti i casi, i documenti vengono elaborati da Echo7 (tramite IDP – Intelligent Document Processing), l’intelligenza artificiale di Prometeo, che si occupa di analizzare i contenuti ed estrarre automaticamente le informazioni, riducendo drasticamente le attività manuali e gli errori operativi.
Di seguito una guida passo-passo del flusso operativo.
01. Dashboard iniziale
La schermata principale di Atlante presenta nuove tile dedicate all’import documentale.
Da qui l’utente può accedere rapidamente alle funzionalità di caricamento e gestione dei documenti, avviando il processo in modo intuitivo.
02. Caricamento documenti
Attraverso la finestra di acquisizione è possibile selezionare uno o più file.
Una volta premuto il pulsante “Carica”, i documenti vengono inviati a Echo7 per l’elaborazione automatica.
03. Documenti processati
Al termine dell’analisi, i documenti vengono mostrati nella finestra di import.
In questa fase, Echo7 ha già effettuato il riconoscimento e la prima elaborazione dei contenuti.
04. Anteprima documento
Per ogni file caricato è disponibile un’anteprima visiva.
Questa funzionalità consente di verificare rapidamente la correttezza del documento acquisito (scansione o foto) prima di procedere.
05. Estrazione dati automatica
Echo7 analizza il documento e presenta tutti i dati estratti in modo strutturato.
Informazioni come intestazioni, date, riferimenti e contenuti principali vengono riconosciuti automaticamente, semplificando l’inserimento.
06. Visualizzazione documento importato
Una volta confermato l’import, il documento viene archiviato e reso immediatamente consultabile.
È possibile aprirlo in qualsiasi momento per visualizzarne i dettagli o per modificarlo.
07. Importazione automatica tramite email
Atlante consente anche l’import dei documenti tramite una casella di posta dedicata.
Tutti i file ricevuti via email (come DDT, ordini o rapportini) vengono acquisiti automaticamente dal sistema. I documenti vengono quindi inviati direttamente a Echo7 per l’elaborazione, che provvede all’estrazione dei dati e alla loro strutturazione, esattamente come nel flusso di caricamento manuale.
Acquisizione documenti in mobilità con MySphere
Per le attività operative fuori ufficio, Atlante estende le proprie funzionalità grazie all’app MySphere, pensata per semplificare l’acquisizione documentale direttamente da cantiere o in mobilità.
Con MySphere è possibile digitalizzare i documenti in modo immediato, semplicemente scattando una foto oppure allegando un file PDF. Questa modalità consente di eliminare completamente la gestione cartacea in campo, garantendo un flusso rapido e continuo verso il sistema centrale.
Anche in questo caso, i documenti acquisiti vengono automaticamente inviati a Echo7 che si occupa dell’elaborazione e dell’estrazione dei dati, rendendoli disponibili in Atlante in modo strutturato e pronto all’uso.
Di seguito i passaggi operativi.
01. Dashboard iniziale
La schermata principale di MySphere presenta la nuova tile dedicata all’acquisizione dei documenti.
Da qui l’utente può accedere rapidamente alla funzione, avviando il processo direttamente da mobile in modo semplice e immediato.
02. Acquisizione documenti
All’interno della finestra di acquisizione è possibile aggiungere documenti tramite due modalità:
- Scattando direttamente una foto tramite il dispositivo
- Selezionando un file esistente in formato immagine o PDF
Questa flessibilità consente di adattarsi a qualsiasi situazione operativa in campo.
03. Esempio documento acquisito
Viene mostrato un esempio pratico di documento, come un DDT fotografato tramite l’app.
L’anteprima consente di verificare la qualità e la leggibilità dell’immagine prima di procedere.
04. Caricamento e processamento
Premendo il pulsante “Salva”, i file vengono caricati nel sistema.
Nel caso di documenti multipagina (come nell’esempio del DDT composto da due pagine), tutte le pagine vengono gestite automaticamente come un unico documento.
Una volta caricati, i file vengono inviati a Echo7 per l’elaborazione e l’estrazione dei dati, rendendoli disponibili in Atlante per le fasi successive di verifica e completamento.
Dall’input al dato, senza interruzioni
Che il documento arrivi da uno scanner, da un’email o da uno smartphone, il risultato è sempre lo stesso:
un’informazione strutturata, affidabile e pronta all’uso.
Con Atlante, MySphere ed Echo7, la gestione documentale diventa un processo intelligente, continuo e perfettamente integrato nei flussi aziendali.
Per maggiori info scrivi a commerciale.software@prometeo.com oppure 0423.929204