Più tempo per l’azienda, meno lavoro manuale: l’esperienza di un Cliente con Echo7 IDP

Oggi abbiamo avuto il piacere di parlare con un nostro cliente Gam Elettroimpianti s.r.l. che utilizza Echo7 IDP, per farci raccontare direttamente la loro esperienza e capire come l’introduzione dell’import automatico dei documenti abbia cambiato il loro modo di lavorare.
L’azienda opera nel settore degli impianti elettrici civili e industriali e realizza anche impianti fotovoltaici, IRAI, TVCC e sistemi antintrusione.

Partiamo dall’inizio: come gestivate i documenti prima di Echo7 IDP?

Prima di utilizzare Echo7 IDP, i documenti venivano caricati manualmente, uno alla volta. A seconda della quantità di merce in arrivo, potevamo arrivare a dedicare dalle 3 alle 5 ore al giorno solamente al caricamento dei documenti.

Qual era il problema principale di questo sistema?

Sicuramente il tempo. Era un’attività che richiedeva molte ore e che, essendo ripetitiva, sottraeva tempo ad altre attività che avremmo potuto svolgere in azienda.
In minima parte c’era anche il problema degli errori di compilazione: più dati si inseriscono manualmente, maggiore è naturalmente la possibilità di commettere qualche errore.

E cosa è cambiato da quando avete iniziato a utilizzare Echo7 IDP?

Il tempo necessario per il caricamento dei documenti si è notevolmente ridotto.
So che state lavorando per accelerare ancora di più il processo e questo è fantastico. Però il cambiamento rispetto a prima è già molto evidente.
Un’altra attività che richiederà ancora qualche mese è l’inserimento degli alias che ci permettono di abbinare tutti i codici dei fornitori ai nostri codici interni. Una volta terminato anche questo lavoro, il risparmio di tempo sarà ancora maggiore.

Avete quantificato il risparmio di tempo?

Dipende molto da quante righe contiene il documento.
Se parliamo di un documento con 2 o 3 righe, il risparmio è di circa il 50% rispetto a prima.
Quando invece arrivano documenti molto corposi, che possono contenere anche decine di righe, il risparmio arriva al 90% e oltre.
Ed è proprio con questi documenti che la differenza si nota maggiormente.

Quindi il vantaggio non è soltanto la velocità?

No, sicuramente. Un altro vantaggio importante è la maggiore precisione dei dati inseriti.
Ma soprattutto abbiamo più tempo da dedicare ad altre attività in azienda. Prima passavamo diverse ore al giorno ad occuparci del caricamento dei documenti; oggi quel tempo viene utilizzato in modo diverso.

C’è un momento in cui vi siete accorti concretamente della differenza?

Direi praticamente ogni giorno, soprattutto quando arrivano documenti molto corposi.
È proprio in quei casi che si percepisce quanto sia utile non dover inserire manualmente tutte le righe del documento.

Avete già pensato ad altri processi da automatizzare?

Sì. L’idea, una volta che il sistema di caricamento dei documenti sarà completamente a regime, è quella di estendere l’automazione anche al caricamento dei buoni di prelievo da magazzino, sempre attraverso l’import automatico.

A quale azienda consigliereste una soluzione come Echo7 IDP?

Sicuramente a un’azienda che gestisce il magazzino attraverso il carico e lo scarico dei prodotti utilizzando i codici.
Se si gestisce questo tipo di attività, consiglio vivamente di utilizzare un sistema di import automatico dei documenti, perché permette di risparmiare molto tempo sul lavoro manuale.

Qual è il risultato più importante che avete ottenuto?

Sicuramente il notevole risparmio di tempo.
E poi il lavoro è diventato molto meno noioso rispetto a prima. Quando un’attività manuale e ripetitiva occupa diverse ore della giornata, riuscire ad automatizzarla fa davvero la differenza.

Se dovesse descrivere in una sola frase il “prima e dopo” Echo7, cosa direbbe?

“Peccato non sia arrivato prima questo sistema di import.”